Como criar uma tarefa no K-Flow

Registre uma nova atividade

As tarefas ajudam a organizar ações internas e atividades relacionadas a contatos ou negociações. Durante a criação, você pode definir responsáveis, prazos, tipo, motivo e vínculo.

Como criar uma tarefa

1. Acesse Principais → Tarefas;

2. Clique em Criar tarefa;

3. Escolha o vínculo;

4. Preencha as informações da atividade;

5. Defina os responsáveis;

6. Selecione o tipo e o motivo;

7. Informe a data e o horário;

8. Revise as opções adicionais;

9. Clique em Criar Tarefa.

Escolha o vínculo da tarefa

Na parte superior da janela de criação, escolha entre Negociação, Contato e Normal.

Tarefa vinculada a uma negociação

Selecione Negociação quando a atividade estiver relacionada a uma oportunidade comercial específica.

Exemplos:

• Retornar sobre uma proposta;

• Apresentar uma condição comercial;

• Cobrar uma decisão;

• Agendar uma demonstração;

• Confirmar o fechamento de uma venda.

Selecione o contato e a negociação correspondente nos campos apresentados.

O vínculo permite consultar a tarefa junto ao contexto comercial da oportunidade.

Tarefa vinculada a um contato

Selecione Contato quando a atividade estiver relacionada a uma pessoa, mas não a uma negociação específica.

Exemplos:

• Atualizar dados cadastrais;

• Confirmar um agendamento;

• Enviar um documento;

• Fazer um contato de pós-venda;

• Solicitar informações.

A tarefa ficará vinculada somente ao contato selecionado.

Tarefa normal

Selecione Normal para registrar atividades internas sem vínculo com contato ou negociação.

Exemplos:

• Revisar um relatório;

• Participar de uma reunião interna;

• Organizar documentos;

• Atualizar uma planilha;

• Realizar um treinamento.

Nesse caso, os campos de contato e negociação não são apresentados.

📌 O vínculo informa a qual registro a tarefa pertence. Ele não determina como a atividade será executada.

Informe o assunto

No campo Assunto da tarefa, escreva um título curto e objetivo.

Exemplos:

• Ligar para apresentar proposta;

• Confirmar agendamento;

• Enviar documentos;

• Revisar contrato;

• Retornar ao cliente.

O preenchimento desse campo é obrigatório.

Preencha a descrição

No campo Descrição da tarefa, informe os detalhes necessários para a execução.

Você pode incluir:

• Contexto da atividade;

• Informações solicitadas;

• Próximos passos;

• Observações importantes;

• Resultado esperado.

Utilize a descrição para complementar o assunto e orientar o responsável.

Selecione os responsáveis

No campo Responsáveis, escolha um ou mais usuários encarregados pela atividade.

Antes de continuar, confirme se os usuários selecionados deverão executar ou acompanhar a tarefa.

Entenda a diferença entre tipo e motivo

O Tipo de tarefa representa como a atividade será realizada ou qual é sua natureza.

Exemplos:

• Tarefa;

• Ligação;

• E-mail;

• Visita;

• Reunião;

• Almoço;

• WhatsApp.

O Motivo da tarefa representa por que a atividade será realizada.

Exemplos:

• Apresentação de proposta;

• Cobrança;

• Confirmação de agendamento;

• Follow-up;

• Pós-venda;

• Retorno ao cliente;

• Atualização cadastral.

📌 Em resumo: o tipo informa o formato da ação; o motivo informa sua finalidade.

Selecione ou crie um motivo

No campo Motivo da tarefa, selecione a finalidade da atividade.

Caso o motivo necessário ainda não esteja cadastrado:

1. Clique no botão +;

2. Cadastre o novo motivo;

3. Volte à criação da tarefa;

4. Selecione o motivo criado.

Antes de cadastrar, verifique se já existe uma opção equivalente para evitar duplicidades.

Defina a data e o horário

Nos campos Data e Horário, informe o prazo para realização da atividade.

Confira essas informações antes de salvar, pois elas determinam quando a tarefa será considerada atrasada.

Marque a tarefa como concluída ao criar

Ative Marcar como concluída ao criar somente quando a atividade já tiver sido realizada e estiver sendo registrada para manter o histórico.

⚠️ Não ative essa opção para uma tarefa que ainda precisa ser executada.

Crie um agendamento pelo WhatsApp

Quando a opção Criar Agendamento/WhatsApp estiver disponível, utilize-a para relacionar a tarefa a uma comunicação programada pelo WhatsApp.

Depois de ativar a opção, preencha e revise os campos adicionais apresentados pelo sistema.

Finalize a criação

Antes de clicar em Criar Tarefa, confira:

1. O vínculo selecionado;

2. O contato ou a negociação, quando aplicável;

3. O assunto;

4. A descrição;

5. Os responsáveis;

6. O tipo;

7. O motivo;

8. A data e o horário;

9. A opção de conclusão;

10. O agendamento pelo WhatsApp, quando utilizado.

Clique em Criar Tarefa e verifique se a nova atividade aparece na listagem.