Como lançar nota Fiscal de Compra

Objetivo

Orientar como realizar o lançamento de uma Nota Fiscal de Compra no K-Adm.

Acessar as Notas Fiscais de Compra

Para visualizar as notas de compra, acesse:

Compras -> Movimentos -> Notas Físicas de Entrada

Será exibida a tela com a listagem das notas fiscais já registrada.

Manifestar a Nota Fiscal

Na aba Notas Recebidas, serão exibidas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa.

Importante: para que as notas sejam consultadas automaticamente, o certificado digital deve estar instalado e o sistema devidamente configurado.

Para registrar uma nova nota, acesse as Notas Recebidas.

Para iniciar o lançamento, vá em:

Ações -> Manifestar

Após clicar em Manifestar, será aberta uma tela para preencher as informações.

Lançamento: Selecione o tipo de lançamento
- Revenda: para mercadorias que serão revendidas
- Uso e consumo: para produtos que serão utilizados ou consumidos pela empresa
Operação: Selecione uma das opções
- Desconheço essa nota fiscal: quando a empresa não reconhece a operação
- Operação não realizada: quando a operação transcrita na nota não foi concluída
- Confirmo a operação: indica que a empresa destinatária reconhece e confirma que a operação realmente ocorreu
Justificativa: Informe o motivo da opção selecionada, quando for necessário

Após preencher os campos, clique em “Enviar”.

Importar nota por XML

Caso a nota fiscal não seja exibida na aba Notas Recebidas, é possível realizar o lançamento por meio do arquivo XML.

Na tela de Notas Fiscal de Compras, clique em “Importar”

Será aberta a tela de importar XML.

Para importar, em:

Lançamento: Selecione o tipo de lançamento
- Revenda: para mercadorias que serão revendidas
- Uso e consumo: para produtos que serão utilizados ou consumidos pela empresa
Selecione o XML: Localize e selecione o arquivo XML da nota fiscal
Clique me “Importar”

Conciliar os Produtos

Após a manifestação, a nota será registrada na aba Notas Fiscais de Compra.

Acesse:

Notas Fiscais de Compra -> Ações -> Editar

Na tela da nota, localize o card Itens da Nota Fiscal e clique no ícone de corrente (

) para realizar a conciliação dos produtos.

Conciliar um produto já cadastrado

O sistema poderá identificar automaticamente um produto cadastrado com as mesmas informações da nota e sugerir o vínculo.

Caso o produto não seja identificado, utilize a aba Buscar e pesquise pelo SKU.

Cadastrar um novo produto

Caso o produto ainda não esteja cadastrado:

Acesse a aba Novo
Confira as informações preenchidas pelo sistema
Complete os campos em branco
Salve o cadastro

As informações disponíveis na nota serão utilizadas para preencher os dados do produto.

Lançar frete (CT-e)

Quando houver frete relacionado à compra, é necessário realizar seu lançamento.

Esse lançamento é utilizado no cálculo do CMV (Custo da Mercadoria Vendida) e na formação de preço.

Para lançar o frete clique no botão Frete (CT-e), localizado no final da página.

Será aberta uma nova tela para o lançamento.

No card Geral, preencha:

Tem CT-e?:
- Sim: quando houver um CT-e relacionado ao frete
- Não: quando o frete tiver sido emitido em outro tipo de documento fiscal

Quando não houver CT-e

Preencha os dados solicitados:

Número do Documento: informe o número do documento
Código: selecione o fornecedor
Fornecedor e Endereço: serão preenchidos conforme o cadastro
Valor frete: informe o valor do frete

Quando houver CT-e

Informe a Chave de Acesso do CT-e ou importe o XML e clique em “Consultar”.

As demais informações serão preenchidas automaticamente pelo sistema.

Para Informar o Pagamento do Frete vá até o card Pagamento, preencha:

Plano de contas: selecione a conta correspondente
Condição de pagamento: informe os dias ou a quantidade de parcelas
- Exemplo:
  - 15 45: gera uma parcela para 15 dias e outra para 45 dias.
  - 2x: gera duas parcelas com diferença de 30 dias

Após preencher os dados, escolha uma das opções:

Salvar: salva o frete sem lançar as contas no Financeiro
Salvar e Lançar: salva o frete e lança as contas no Financeiro

Observação: caso o frete não tenha sido lançado junto com a nota, é possível lança-lo posteriormente em Ações -> Frete (CT-e)

Lançar estoque

Para lançar os produtos no estoque, acesse:

Ações -> Laçar estoque

Será exibida uma tela de confirmação.

Clique em “Sim” se concluir o lançamento.

Importante: essa etapa deve ser realizada apenas quando os produtos da nota precisam ser controlados no estoque.

Formação de Preço

Para atualizar o preço dos produtos:

Ações -> Formação de Preço

Será aberta uma nova tela com os campos preenchidos automaticamente.

Confira as informações e marque os produtos que deseja atualizar.

Depois, clique em “Atualizar”.

Lançar Contas a Pagar

Para lançar as contas a pagar referentes a nota, acesse:

Ações -> Pagamentos

Será aberta a tela de pagamentos com as informações do fornecedor e o valor da nota.

No card Pagamentos, preencha:

Plano de contas: selecione uma conta que corresponda ao tipo de compra
Condição de pagamento: informe os dias ou a quantidade de parcelas
Após gerar as parcelas, selecione a Forma de Pagamento

Status da Nota

O status da nota é atualizado conforme as etapas do lançamento são concluídas.

Os Status exibidos são:

Registrado: nota manifestada na aba Notas Recebidas ou importada por XML
E: Estoque Lançado
C: Contas a Pagar lançado
F: Frete Lançado
P: Preço atualizados

Importante:

Nem todas as etapas precisam ser realizadas em todas as notas.

O procedimento deve seguir apenas as etapas necessárias para cada tipo de compra.

Exemplo: se a empresa comprou material de limpeza que não será controlado pelo estoque, não é necessário realizar a etapa Lançar Estoque. Nesse caso, pode pular a etapa de Lançamento de Estoque e ir para lançamento do pagamento.