Como criar e gerenciar Tarefas no K-Flow

Como criar e gerenciar Tarefas

A tela de Tarefas permite organizar atividades, definir responsáveis e acompanhar prazos. As tarefas podem ser vinculadas a uma negociação, relacionadas a um contato ou criadas como atividades internas sem vínculo.

Também é possível acompanhar indicadores e consultar o relatório de desempenho das tarefas.

Para quem é indicado

Este artigo é indicado para:

• Administradores;

• Gestores e supervisores;

• Equipes comerciais;

• Equipes de atendimento;

• Usuários responsáveis pelo acompanhamento de atividades;

• Responsáveis pela implantação do K-Flow.

Antes de começar

Verifique se:

• Você está conectado à empresa correta;

• Possui permissão para acessar Tarefas;

• Os usuários responsáveis estão cadastrados;

• O contato ou a negociação já está cadastrado, quando houver vínculo;

• A data e o horário da atividade foram definidos;

• Os motivos utilizados pela empresa estão cadastrados.

Como acessar a tela de Tarefas

No menu lateral do K-Flow, acesse:

Principais → Tarefas

Nessa tela, são apresentadas as atividades cadastradas e seus respectivos prazos, responsáveis, status e vínculos.

Informações apresentadas na listagem

A listagem apresenta:

• Tarefas: assunto ou título da atividade;

• Motivo: finalidade específica da tarefa;

• Status: situação atual da atividade;

• Data e hora: prazo definido;

• Responsável: usuário encarregado;

• Vínculo: contato ou negociação relacionada;

• Ações: opções para visualizar, editar ou excluir.

Entenda os status das tarefas

Aberta em dia

A tarefa ainda não foi concluída, mas permanece dentro do prazo definido.

Atrasada

A tarefa ainda não foi concluída e sua data ou horário já passou.

Concluída

A atividade foi realizada e marcada como finalizada.

Acompanhe o resumo das tarefas

Na seção Resumo das tarefas, são apresentados os seguintes indicadores:

• Total: quantidade total de tarefas no período;

• Concluídas: tarefas marcadas como finalizadas;

• Abertas em dia: tarefas pendentes dentro do prazo;

• Atrasadas: tarefas pendentes com prazo vencido.

O resumo considera o período e os filtros selecionados.

Como filtrar as tarefas

Na parte superior da tela, estão disponíveis filtros para:

• Exibir todas as tarefas ou outro conjunto disponível;

• Selecionar um período;

• Escolher um ou mais tipos;

• Selecionar um ou mais status;

• Aplicar critérios adicionais em Filtros.

Filtrar por tipo

No campo Todos os tipos, você pode selecionar:

• Ligação;

• E-mail;

• Visita;

• Reunião;

• Tarefa;

• WhatsApp.

As opções disponíveis podem variar conforme os tipos cadastrados no ambiente.

Filtrar por status

No campo Todos os status, você pode selecionar:

• Atrasadas;

• Abertas em dia;

• Concluídas.

Depois de aplicar os critérios, confira a quantidade apresentada no botão Filtros e os dados do resumo.

Como criar uma tarefa

Para criar uma atividade:

1. Acesse a tela Tarefas;

2. Clique em Criar tarefa;

1. Escolha o tipo de vínculo: Negociação, Contato ou Normal;

2. Preencha o assunto e a descrição;

3. Selecione os responsáveis;

4. Defina o tipo e o motivo;

5. Informe a data e o horário;

6. Revise as opções adicionais;

7. Clique em Criar Tarefa.

Entenda os vínculos da tarefa

Na parte superior da janela de criação, escolha entre Negociação, Contato e Normal.

Tarefa vinculada a uma negociação

Utilize Negociação quando a atividade fizer parte de uma oportunidade comercial específica.

Exemplos:

• Retornar sobre uma proposta;

• Apresentar uma condição comercial;

• Cobrar uma decisão;

• Agendar uma demonstração;

• Confirmar o fechamento de uma venda.

Nesse tipo de tarefa, selecione o contato e a negociação correspondente, quando apresentada pelo sistema.

O vínculo permite visualizar a atividade junto ao contexto comercial, incluindo o contato, a negociação e seu valor.

Exemplo:

• Assunto: Retornar sobre a proposta;

• Tipo: Ligação;

• Motivo: Acompanhamento comercial;

• Vínculo: Contratação do serviço X.

Utilize essa opção quando a conclusão da tarefa estiver diretamente relacionada ao avanço de uma venda.

Tarefa vinculada a um contato

Utilize Contato quando a atividade estiver relacionada a uma pessoa, mas não a uma negociação específica.

Exemplos:

• Atualizar dados cadastrais;

• Confirmar um agendamento;

• Enviar um documento;

• Fazer um contato de pós-venda;

• Solicitar informações.

Nesse caso, a tarefa ficará vinculada ao contato selecionado, sem relacioná-la a uma oportunidade comercial.

Exemplo:

• Assunto: Confirmar dados do cadastro;

• Tipo: WhatsApp;

• Motivo: Atualização cadastral;

• Vínculo: Maria Souza.

Tarefa normal

Utilize Normal para atividades internas que não precisam ser vinculadas a um contato ou a uma negociação.

Exemplos:

• Revisar um relatório;

• Participar de uma reunião interna;

• Organizar documentos;

• Atualizar uma planilha;

• Realizar um treinamento.

Nesse tipo de tarefa, os campos de contato e negociação não são apresentados.

Exemplo:

• Assunto: Revisar relatório mensal;

• Tipo: Tarefa;

• Motivo: Rotina administrativa;

• Vínculo: sem vínculo.

📌 O vínculo informa a qual registro a tarefa pertence. Ele não define a forma como a atividade será executada.

Informe o assunto

No campo Assunto da tarefa, escreva um título curto e objetivo.

Exemplos:

• Ligar para apresentar proposta;

• Confirmar agendamento;

• Enviar documentos;

• Revisar contrato;

• Retornar ao cliente.

O preenchimento desse campo é obrigatório.

Preencha a descrição

No campo Descrição da tarefa, informe os detalhes necessários para a execução.

Você pode incluir:

• Contexto da atividade;

• Informações solicitadas;

• Próximos passos;

• Observações importantes;

• Resultado esperado.

Evite repetir apenas o assunto. Utilize a descrição para fornecer informações que ajudem o responsável.

Selecione os responsáveis

No campo Responsáveis, escolha um ou mais usuários encarregados pela atividade.

Antes de salvar, confirme se os usuários selecionados correspondem às pessoas que deverão executar ou acompanhar a tarefa.

Diferença entre tipo e motivo da tarefa

O Tipo de tarefa e o Motivo da tarefa possuem funções diferentes.

Tipo de tarefa

O tipo representa como a atividade será realizada ou qual é a sua natureza.

Exemplos:

• Tarefa;

• Ligação;

• E-mail;

• Visita;

• Reunião;

• Almoço;

• WhatsApp.

Motivo da tarefa

O motivo representa por que a atividade será realizada, ou seja, sua finalidade específica.

Exemplos:

• Apresentação de proposta;

• Cobrança;

• Confirmação de agendamento;

• Follow-up;

• Pós-venda;

• Retorno ao cliente;

• Atualização cadastral.

📌 Em resumo: o tipo informa o formato da ação; o motivo informa sua finalidade.

Selecione o tipo

No campo Tipo de tarefa, selecione a forma como a atividade será executada.

As opções apresentadas podem incluir:

• Tarefa;

• Ligação;

• E-mail;

• Visita;

• Reunião;

• Almoço;

• WhatsApp.

Escolha a opção que melhor representa a ação planejada.

Selecione ou crie um motivo

No campo Motivo da tarefa, selecione a finalidade da atividade.

Caso o motivo ainda não exista:

1. Clique no botão +;

2. Cadastre o novo motivo;

3. Volte à tarefa;

4. Selecione o motivo criado.

Antes de cadastrar, verifique se já existe uma opção equivalente para evitar duplicidades.

Defina a data e o horário

Nos campos Data e Horário, informe o prazo para realização da tarefa.

Confira cuidadosamente essas informações, pois elas determinam quando a tarefa passará a ser considerada atrasada.

Marcar como concluída ao criar

Ative Marcar como concluída ao criar quando a atividade já tiver sido realizada e estiver sendo registrada apenas para manter o histórico.

Não ative essa opção para uma tarefa que ainda precisa ser executada.

Criar Agendamento/WhatsApp

Quando a opção Criar Agendamento/WhatsApp estiver disponível, ela poderá ser utilizada para relacionar a tarefa a uma comunicação programada pelo WhatsApp.

Ative somente quando for necessário programar uma mensagem relacionada à atividade.

Depois de habilitar, preencha e revise os campos adicionais apresentados pelo sistema.

Finalize a criação

Antes de clicar em Criar Tarefa, confira:

1. O vínculo selecionado;

2. O contato ou a negociação;

3. O assunto;

4. A descrição;

5. Os responsáveis;

6. O tipo;

7. O motivo;

8. A data e o horário;

9. A opção de conclusão;

10. O agendamento pelo WhatsApp, quando utilizado.

Como acessar as ações de uma tarefa

Clique no menu de três pontos apresentado no final da linha.

As opções disponíveis são:

• Ver Detalhes: consulta as informações da tarefa;

• Ver Agendamentos: apresenta os agendamentos relacionados;

• Editar Tarefa: permite alterar os dados;

• Excluir: remove a tarefa.

Como editar uma tarefa

Para alterar uma atividade:

1. Localize a tarefa;

2. Clique no menu de três pontos;

3. Selecione Editar Tarefa;

4. Faça as alterações;

5. Salve;

6. Confira se os dados foram atualizados.

Como excluir uma tarefa

Para excluir:

1. Localize a atividade;

2. Clique no menu de três pontos;

3. Selecione Excluir;

4. Confirme a ação, caso seja solicitado;

5. Verifique se a tarefa foi removida.

⚠️ Antes de excluir, confirme se a tarefa não é necessária para o histórico da operação.

Como acessar o Relatório de Tarefas

Na tela de Tarefas:

1. Clique em Ver Relatório; ou

2. Clique em Ver relatório completo, na seção de resumo.

O relatório apresenta indicadores gerenciais das atividades.

Filtre o relatório por data

No campo Filtrar por data de, escolha qual data será considerada:

• Agendamento: utiliza a data prevista para realização;

• Conclusão: utiliza a data em que a tarefa foi concluída.

Depois, selecione o período que deseja analisar e clique em Atualizar, quando necessário.

Indicadores do relatório

O relatório pode apresentar:

• Taxa de Conclusão: percentual de tarefas concluídas;

• Taxa de Atraso: percentual de tarefas atrasadas;

• Próximo Vencimento: tarefa com prazo mais próximo;

• Atraso Mais Antigo: tarefa atrasada há mais tempo;

• Status do Funil: total de tarefas abertas, atrasadas e concluídas;

• Com negociação: tarefas vinculadas a oportunidades comerciais;

• Sem negociação: tarefas sem vínculo com uma negociação;

• Esforço por Tipo: distribuição das tarefas por tipo;

• Performance por Responsável: quantidade de tarefas por usuário;

• Volume por Organização: distribuição das tarefas entre empresas;

• Análise de Motivos: quantidade e representatividade de cada motivo.

Erros comuns

Selecionar o vínculo incorreto

Utilize Negociação para uma oportunidade comercial, Contato para uma pessoa e Normal para uma atividade sem vínculo.

Confundir tipo com motivo

O tipo representa como a atividade será realizada. O motivo representa por que ela será realizada.

Tarefa criada sem contexto

Utilize um assunto claro e informe os detalhes necessários na descrição.

Responsável incorreto

Confira os usuários selecionados antes de salvar.

Data ou horário incorreto

Revise o prazo para evitar que a tarefa apareça como atrasada indevidamente.

Motivos duplicados

Antes de criar um motivo, pesquise as opções existentes.

Tarefa concluída por engano

Ative Marcar como concluída ao criar somente quando a atividade já tiver sido realizada.

Indicadores parecem incorretos

Confira o período, os filtros e se o relatório está considerando a data de agendamento ou conclusão.

Boas práticas

• Utilize assuntos curtos e objetivos;

• Inclua na descrição as informações necessárias;

• Selecione o vínculo correto;

• Vincule atividades comerciais às respectivas negoci