Como programar mensagens na tela de Agendamentos do K-Flow

Como programar mensagens na tela de Agendamentos

A tela de Agendamentos permite programar mensagens para serem enviadas futuramente aos contatos. Durante a criação, é possível selecionar a conexão, definir data e horário, escolher uma fila, indicar um responsável e adicionar anexos.

Também é possível configurar a abertura automática de um ticket após o envio.

Para quem é indicado

Este artigo é indicado para:

• Administradores;

• Gestores;

• Equipes comerciais;

• Equipes de atendimento;

• Usuários responsáveis por retornos e acompanhamentos;

• Responsáveis pela implantação do K-Flow.

Antes de começar

Verifique se:

• Você está conectado à empresa correta;

• Possui permissão para acessar Agendamentos;

• O contato está cadastrado no K-Flow;

• A conexão utilizada está disponível;

• A fila de destino está cadastrada;

• A data e o horário do envio já foram definidos;

• A mensagem e os anexos estão prontos, quando aplicável.

Como acessar os Agendamentos

No menu lateral do K-Flow, acesse:

Atendimento → Agendamentos

Nessa tela, são exibidas as mensagens programadas e seus respectivos status.

Informações apresentadas na listagem

A tela apresenta as seguintes informações:

• Contato: destinatário da mensagem e conexão utilizada;

• Responsável: usuário vinculado ao agendamento;

• Data programada: dia e horário definidos para o envio;

• Mensagem: prévia do conteúdo;

• Status: situação atual do agendamento;

• Ações: opção disponível para visualizar os detalhes.

Como pesquisar um agendamento

Para localizar um registro:

1. Clique no campo Pesquisar na mensagem...;

2. Digite uma palavra ou parte do conteúdo;

3. Confira os resultados apresentados.

A pesquisa é útil quando existem vários agendamentos cadastrados.

Como filtrar por status

Utilize o campo Todos os Status para filtrar os agendamentos conforme sua situação:

• Pendente: o envio está programado e ainda não foi processado;

• Concluído: o agendamento foi processado com sucesso;

• Cancelado: o envio foi cancelado;

• Falhou: ocorreu uma falha durante o processamento do agendamento.

Para filtrar:

1. Clique em Todos os Status;

2. Selecione o status desejado;

3. Confira os agendamentos apresentados.

Para voltar a visualizar todos os registros, selecione novamente Todos os Status.

Como criar um agendamento

Para programar uma mensagem:

1. Acesse Atendimento → Agendamentos;

2. Clique em + Novo Agendamento;

1. Preencha as informações da aba Geral;

2. Acesse a aba Mensagem;

3. Digite o conteúdo que será enviado;

4. Adicione um arquivo, quando necessário;

5. Revise os dados;

6. Clique em Agendar Envio.

Aba Geral

Selecione o contato

No campo Contato Alvo, selecione a pessoa que receberá a mensagem.

Esse campo é obrigatório.

Antes de continuar, confirme se selecionou o contato correto e se o número cadastrado está atualizado.

Selecione a conexão de envio

No campo Conexão de Envio, escolha a conexão que será utilizada para enviar a mensagem.

Esse campo é obrigatório.

⚠️ Verifique se a conexão selecionada corresponde ao canal utilizado pelo contato.

Defina a data e o horário

No campo Agendada Em, informe quando a mensagem deverá ser enviada.

Selecione:

• Dia;

• Mês;

• Ano;

• Horário.

O preenchimento desse campo é obrigatório.

⚠️ Confira cuidadosamente a data e o horário antes de concluir. Uma programação incorreta pode fazer com que a mensagem seja enviada em um momento inadequado.

Configure a abertura automática do ticket

A opção Abrir Ticket Automático determina se o K-Flow deverá iniciar um atendimento após o envio da mensagem.

Quando ativada, o sistema abrirá um ticket automaticamente depois que a mensagem programada for enviada.

Essa configuração pode ser utilizada quando a equipe precisar:

• Acompanhar a resposta do contato;

• Manter a conversa em atendimento;

• Direcionar o retorno para uma fila;

• Atribuir o atendimento a um responsável.

Quando não houver necessidade de iniciar um atendimento após o envio, desative essa opção.

Selecione o responsável

No campo Responsável, selecione o usuário que ficará relacionado ao atendimento, quando necessário.

Confira se o atendente selecionado possui acesso à fila e à conexão utilizadas.

Selecione a fila

No campo Fila, escolha para onde o atendimento será direcionado.

Esse campo é obrigatório.

Exemplos:

• Atendimento;

• Comercial;

• Financeiro;

• Pós-venda;

• Suporte.

A fila deve corresponder à finalidade da mensagem e à equipe responsável pelo retorno.

Aba Mensagem

Escreva a mensagem programada

Acesse a aba Mensagem e preencha o campo Mensagem Programada.

Esse campo é obrigatório.

Exemplo:

Olá, Maria! Passando para lembrar que seu atendimento está agendado para amanhã, às 14h. Caso precise remarcar, estamos à disposição.

Utilize uma mensagem clara e adequada ao contexto do contato.

Adicione um arquivo

Para enviar um anexo junto com a mensagem:

1. Clique em Anexar arquivo;

2. Selecione o arquivo;

3. Aguarde o carregamento;

4. Confira se ele foi adicionado;

5. Finalize o agendamento.

Esse recurso pode ser utilizado para enviar:

• Imagens;

• Documentos;

• Comprovantes;

• Catálogos;

• Materiais informativos.

⚠️ Abra o arquivo antes de anexá-lo e confirme se ele corresponde ao contato e à mensagem.

Finalize o agendamento

Antes de clicar em Agendar Envio, revise:

1. O contato;

2. A conexão de envio;

3. A data e o horário;

4. A abertura automática do ticket;

5. O responsável;

6. A fila;

7. O conteúdo da mensagem;

8. Os anexos.

Após a revisão, clique em Agendar Envio e verifique se o registro aparece na listagem.

Como visualizar os detalhes

Para consultar um agendamento:

1. Localize o registro na listagem;

2. Clique em Visualizar;

3. Confira as regras do agendamento;

4. Verifique os envolvidos;

5. Consulte o conteúdo e os anexos;

6. Feche a janela após a conferência.

Informações apresentadas nos detalhes

Na visualização, o sistema pode apresentar:

Identificação

• Número do agendamento;

• Data e horário de criação;

• Status atual.

Regras do agendamento

• Data programada;

• Configuração de abertura automática do ticket.

Quando aparecer Sim (Abre Ticket), o sistema iniciará um atendimento após o envio.

Envolvidos

• Contato de destino;

• Conexão de disparo;

• Fila de destino.

Conteúdo da mensagem

• Texto programado;

• Anexos incluídos.

Erros comuns

Contato incorreto

Antes de agendar, confira o nome e o número do destinatário.

Conexão errada

Selecione a conexão utilizada para falar com aquele contato.

Data ou horário incorreto

Revise a programação antes de concluir o agendamento.

Data anterior ao momento atual

Utilize uma data e um horário futuros.

Fila não selecionada

O campo Fila é obrigatório e deve ser preenchido antes de agendar.

Responsável sem acesso à fila

Confira se o usuário possui acesso à fila e à conexão selecionadas.

Ticket aberto sem necessidade

Revise a opção Abrir Ticket Automático antes de concluir.

Mensagem sem contexto

Escreva um texto que permita ao contato entender o motivo da comunicação.

Anexo incorreto

Confira o arquivo antes de adicioná-lo ao agendamento.

Agendamento não aparece na listagem

Atualize a página, confira os filtros aplicados e pesquise pelo conteúdo da mensagem.

Boas práticas

• Confirme o contato antes de agendar;

• Revise a data e o horário;

• Utilize a conexão correta;

• Escolha uma fila relacionada à finalidade da mensagem;

• Defina um responsável quando houver acompanhamento;

• Ative a abertura automática somente quando necessário;

• Escreva mensagens claras e objetivas;

• Evite programar envios em horários inadequados;

• Confira os anexos antes de salvar;

• Consulte a listagem para acompanhar o status;

• Revise todos os campos antes de clicar em Agendar Envio.

Quando acionar o suporte

Entre em contato com o suporte se:

• Não for possível criar um agendamento;

• O registro não aparecer na listagem;

• A mensagem não for processada na data programada;

• Não for possível selecionar o contato, a conexão ou a fila;

• O ticket automático não for aberto conforme configurado;

• O anexo não for incluído;

• Não for possível visualizar os detalhes;

• O status não for atualizado;

• O sistema apresentar erro técnico.

Informações necessárias

Ao entrar em contato, informe:

• Nome da empresa;

• Número do agendamento, quando disponível;

• Nome e número do contato;

• Conexão utilizada;

• Fila selecionada;

• Responsável;

• Data e horário programados;

• Status apresentado;

• Se a abertura automática estava ativada;

• Nome do arquivo anexado, quando houver;

• Comportamento esperado;

• Comportamento apresentado;

• Print ou mensagem de erro.

Dica final

Antes de confirmar um agendamento, revise principalmente o contato, a data, o horário e a conexão. Esses dados determinam quem receberá a mensagem, quando ela será processada e por qual canal o envio será realizado.