Como acompanhar Contatos na Gestão de Leads do K-Flow

Como acompanhar contatos na Gestão de Leads

A tela Gestão de Leads apresenta os contatos organizados pelas etapas do funil comercial. Nela, é possível localizar leads e acessar rapidamente ações como criar um ticket, programar uma mensagem, registrar uma anotação interna e consultar o histórico.

Para quem é indicado

Este artigo é indicado para:

Administradores;
Gestores comerciais;
Supervisores;
Vendedores;
Equipes de atendimento;
Responsáveis pelo acompanhamento de leads;
Responsáveis pela implantação do K-Flow.

Antes de começar

Verifique se:

Você está conectado à empresa correta;
Possui permissão para acessar Gestão de Lead;
O contato está cadastrado no K-Flow;
As etapas do lead estão configuradas;
O campo Etapa do Lead está preenchido no cadastro do contato.

Como acessar a Gestão de Leads

No menu lateral do K-Flow, acesse:

Vendas & Marketing → Gestão de Lead

Os contatos serão apresentados em um painel organizado pelas etapas do funil.

Como o painel está organizado

Cada coluna representa uma etapa do processo comercial.

No exemplo apresentado, estão disponíveis as etapas:

Contato;
Agendado;
Proposta;
Negociação.

As etapas podem variar conforme a configuração da empresa.

Ao lado do nome de cada coluna, é apresentada a quantidade de contatos vinculados àquela etapa.

Entenda os cards dos leads

Cada contato aparece em um card dentro da etapa correspondente.

O card pode apresentar:

Foto ou iniciais;
Nome do contato;
Número de telefone;
Código de identificação;
Atalhos para interagir com o lead.

A cor lateral do card acompanha a identificação visual da etapa.

Como fazer o contato aparecer no painel

O contato só será apresentado na Gestão de Leads quando o campo Etapa do Lead estiver preenchido e salvo em seu cadastro.

Cadastrar apenas o nome e o telefone não é suficiente para que o contato apareça no painel.

Como pesquisar um lead

Para localizar um contato:

Clique no campo Buscar lead por nome ou número...;
Digite o nome ou o telefone;
Confira os resultados apresentados.

Se o contato não for encontrado, confirme se sua Etapa do Lead está preenchida.

Como criar um ticket

No card do contato:

Clique no ícone Novo Ticket;
Confira o contato selecionado;
Selecione a conexão;
Selecione a fila;
Confira os atendimentos em aberto;
Conclua a criação.

⚠️ Antes de criar outro ticket, verifique se já existe um atendimento em aberto para o contato.

Como agendar uma mensagem

Para programar um envio:

Localize o contato;
Clique no ícone Agendar Envio;
Selecione a conexão;
Defina a data e o horário;
Configure a abertura automática do ticket, quando necessário;
Escolha o responsável e a fila;
Escreva a mensagem;
Adicione um arquivo, quando necessário;
Confirme o agendamento.

Confira o contato, a data, o horário e a conexão antes de concluir.

Como adicionar uma anotação interna

Para registrar uma informação sobre o lead:

Localize o contato;
Clique no ícone Anotação Interna;
Digite a informação;
Salve;
Confira se a anotação foi registrada.

Utilize as anotações para registrar informações relevantes, como:

Necessidades do cliente;
Produtos de interesse;
Decisões tomadas;
Pendências;
Próximos passos;
Observações comerciais.

⚠️ A anotação é interna. Mesmo assim, evite registrar informações desnecessárias ou inadequadas.

Como consultar o histórico

Para visualizar as interações registradas:

Localize o contato;
Clique no ícone Ver Histórico;
Consulte as informações apresentadas;
Feche a visualização após a conferência.

O histórico auxilia no acompanhamento das ações realizadas com o lead.

Como atualizar a etapa de um lead

Quando o contato avançar ou retornar no processo comercial:

Localize o card do lead;
Clique sobre o card e mantenha pressionado;
Arraste-o para a etapa desejada;
Solte o card na nova coluna;
Confira se ele foi posicionado corretamente.

A Etapa do Lead será atualizada automaticamente.

Como utilizar a Gestão de Leads na rotina

O painel pode ser utilizado para:

Identificar em qual etapa cada contato está;
Localizar leads pelo nome ou telefone;
Criar atendimentos;
Programar mensagens;
Registrar anotações internas;
Consultar históricos;
Acompanhar o avanço dos contatos;
Identificar etapas com maior volume de leads.

Erros comuns

O contato não aparece no painel

Verifique se o campo Etapa do Lead está preenchido e se as alterações foram salvas.

O contato aparece na coluna errada

Acesse o cadastro e confira a etapa selecionada na aba Marketing.

A origem foi preenchida, mas o contato não aparece

A Origem do Lead não determina a exibição no painel. É necessário preencher também a Etapa do Lead.

O contato não aparece na pesquisa

Confira:

Se o nome ou número foi digitado corretamente;
Se o contato está cadastrado;
Se a Etapa do Lead está preenchida;
Se você está conectado à empresa correta.

Etapas duplicadas

Antes de criar uma etapa, verifique se já existe uma opção equivalente.

Origem incorreta

Selecione o canal que realmente gerou o contato.

Ticket duplicado

Antes de criar um novo atendimento, confira se o contato já possui um ticket em aberto.

Agendamento realizado para o contato errado

Confira o nome, o número e a conexão antes de confirmar.

Anotação sem contexto

Registre informações claras que possam ser compreendidas por outros usuários.

Boas práticas

Preencha a Etapa do Lead em todos os contatos que precisam aparecer no painel;
Mantenha a etapa atualizada;
Registre a origem dos leads;
Evite criar etapas ou origens duplicadas;
Utilize nomes claros e padronizados;
Atualize o contato sempre que ele avançar no funil;
Registre anotações relevantes;
Consulte o histórico antes de realizar um novo contato;
Verifique atendimentos em aberto antes de criar tickets;
Revise os dados antes de programar mensagens;
Oriente a equipe sobre o significado de cada etapa.

Quando acionar o suporte

Entre em contato com o suporte se:

O contato não aparecer mesmo com a Etapa do Lead preenchida;
O card aparecer na coluna errada;
Uma alteração de etapa não for atualizada;
A pesquisa não localizar um lead cadastrado;
Não for possível criar um ticket;
O agendamento não puder ser realizado;
Uma anotação não permanecer salva;
O histórico não for apresentado;
O sistema apresentar erro técnico.

Informações necessárias

Ao entrar em contato, informe:

Nome da empresa;
Nome e número do contato;
Etapa do Lead selecionada;
Origem do Lead, quando preenchida;
Coluna em que o contato deveria aparecer;
Ação que estava sendo realizada;
Comportamento esperado;
Comportamento apresentado;
Print da aba Marketing;
Print da Gestão de Leads;
Mensagem de erro, quando houver.

Dica final

Sempre que cadastrar ou editar um contato que precisa aparecer na Gestão de Leads, preencha e salve o campo Etapa do Lead. Esse campo é responsável por definir a coluna em que o contato será exibido no painel.