Como gerenciar Usuários no K-Flow

Como gerenciar Usuários

A área de Usuários permite criar, convidar, editar, ativar ou desativar os membros da equipe. Nela, você também pode definir o perfil de acesso e vincular as filas e conexões utilizadas por cada colaborador.

Para quem é indicado

Este artigo é indicado para:

• Administradores;

• Proprietários do ambiente;

• Gestores e supervisores;

• Responsáveis pela implantação e pelo controle de acessos.

Antes de começar

Verifique se:

• Você está conectado à empresa correta;

• Possui permissão para gerenciar usuários;

• Tem o nome e o e-mail do colaborador;

• As filas e conexões que ele utilizará já estão cadastradas;

• O perfil de acesso adequado já foi definido.

Como acessar a área de Usuários

No menu lateral do K-Flow, acesse:

Gerenciamento → Usuários

Nessa tela, são apresentados os membros cadastrados no ambiente.

Informações apresentadas na listagem

Na seção Usuários Atuais, você encontrará:

• Nome: identifica o membro cadastrado;

• E-mail: apresenta o endereço associado à conta;

• Perfil: indica o nível de acesso do usuário;

• Status: informa se a conta está ativa ou inativa;

• Ações: disponibiliza as opções para editar ou excluir o usuário.

Status do usuário

• Ativo: o usuário pode acessar o K-Flow;

• Inativo: o usuário permanece cadastrado, mas não pode acessar o sistema.

Como pesquisar um usuário

Para localizar um membro cadastrado:

1. Clique no campo Pesquisar membro pelo nome...;

2. Digite o nome ou parte do nome do colaborador;

3. Confira os resultados apresentados.

Como criar um usuário

1. Na tela Usuários, clique em + Criar Usuário;

1. Na janela Criar Membro, preencha os dados solicitados;

2. Selecione o perfil de acesso;

3. Vincule as filas e conexões necessárias;

4. Clique em Criar Membro.

Dados do usuário

Preencha os seguintes campos:

• Nome: informe o nome completo do colaborador;

• E-mail: informe um endereço de e-mail válido;

• Senha: defina a senha inicial de acesso;

• Confirmar Senha: repita a senha informada.

📌 As informações digitadas nos campos Senha e Confirmar Senha devem ser iguais.

Perfil de acesso

No campo Perfil, selecione a opção correspondente à função do colaborador.

Os perfis disponíveis no K-Flow são:

• Atendente: destinado aos usuários responsáveis pelos atendimentos;

• Gerente: indicado para quem acompanha e gerencia a operação;

• Administrador: possui acesso às configurações administrativas do ambiente;

• Parceiro: destinado aos usuários parceiros vinculados à operação.

⚠️ Selecione o perfil com atenção, pois ele define as permissões e funcionalidades disponíveis para o usuário.

Filas vinculadas

No campo Filas vinculadas, escolha as filas nas quais o colaborador poderá atuar.

Para vincular:

1. Clique em Adicionar fila...;

2. Selecione as filas necessárias;

3. Confira as opções adicionadas.

Exemplos de filas:

• Atendimento;

• Suporte;

• Comercial;

• Financeiro.

Conexões vinculadas

No campo Conexões vinculadas, selecione os canais de atendimento que estarão disponíveis para o usuário.

Para vincular:

1. Clique em Adicionar conexão...;

2. Selecione as conexões necessárias;

3. Confira os vínculos antes de salvar.

Finalize o cadastro

Antes de concluir:

1. Confira o nome e o e-mail;

2. Revise o perfil selecionado;

3. Confira as filas vinculadas;

4. Confira as conexões vinculadas;

5. Clique em Criar Membro.

Para cadastrar outros usuários em sequência, utilize a opção Salvar e criar outro.

Como convidar um usuário por e-mail

O K-Flow também permite enviar um convite para que o próprio colaborador conclua seu cadastro.

1. Clique em Convidar por E-mail;

2. Informe o e-mail do colaborador;

3. Selecione o Perfil de Acesso;

4. Clique em Enviar Convite.

O colaborador receberá um e-mail com o link para concluir o cadastro e ingressar na equipe.

📌 Confira o endereço de e-mail e o perfil selecionado antes de enviar o convite.

Como editar um usuário

Para alterar as configurações de um membro:

1. Localize o usuário na listagem;

2. Clique em Editar;

1. Faça as alterações necessárias;

2. Clique em Salvar Alterações.

Na edição, você poderá revisar:

• Status da conta;

• Nome;

• E-mail;

• Senha;

• Perfil;

• Filas vinculadas;

• Conexões vinculadas.

Alterar a senha

Utilize o campo Nova Senha somente quando precisar redefinir a senha do colaborador.

Se não quiser alterar a senha atual, deixe esse campo em branco.

Como ativar ou desativar um usuário

Para alterar o status da conta:

1. Acesse Gerenciamento → Usuários;

2. Localize o colaborador;

3. Clique em Editar;

4. Altere o Status da Conta para Ativo ou Inativo;

5. Clique em Salvar Alterações.

Ao definir o status como Inativo, o usuário perde o acesso ao sistema, mas permanece cadastrado no ambiente.

Atenção ao desligar um colaborador

⚠️ Não exclua o usuário de um colaborador desligado.

A exclusão pode remover registros e atendimentos associados ao membro, comprometendo o histórico da operação.

Nesse caso, o procedimento recomendado é:

1. Localizar o colaborador na área de Usuários;

2. Clicar em Editar;

3. Alterar o status da conta para Inativo;

4. Salvar as alterações.

Dessa forma, o acesso será bloqueado e o histórico permanecerá preservado.

Como excluir um usuário

A opção Excluir está disponível na listagem, mas deve ser utilizada somente quando houver certeza de que o usuário e seus registros podem ser removidos.

Antes de excluir:

• Confirme se o usuário foi criado indevidamente;

• Verifique se existem atendimentos ou registros associados;

• Avalie se apenas desativar a conta atende à necessidade;

• Em caso de dúvida, consulte o suporte.

⚠️ A exclusão pode ser definitiva e afetar o histórico da operação.

Erros comuns

O usuário não consegue acessar o sistema

Verifique:

• O e-mail utilizado;

• A senha informada;

• O status da conta;

• O perfil atribuído;

• Se o cadastro ou convite foi concluído.

O convite não chegou

Confira:

• Se o e-mail foi digitado corretamente;

• A caixa de spam ou lixo eletrônico;

• Se o convite ainda está pendente;

• Se o endereço utilizado pertence ao colaborador correto.

O usuário não visualiza uma fila

Edite o usuário e confira as Filas vinculadas.

O usuário não visualiza uma conexão

Edite o usuário e confira as Conexões vinculadas.

O usuário possui permissões incorretas

Verifique se o perfil selecionado corresponde à função do colaborador.

A senha não foi aceita

Ao criar o usuário diretamente, confirme se os campos Senha e Confirmar Senha possuem o mesmo conteúdo.

Boas práticas

• Utilize uma conta individual para cada colaborador;

• Não compartilhe usuários ou senhas;

• Atribua somente as permissões necessárias;

• Vincule apenas as filas e conexões utilizadas pelo colaborador;

• Revise os acessos quando houver mudança de função;

• Evite conceder acesso administrativo sem necessidade;

• Desative imediatamente a conta de colaboradores desligados;

• Não exclua usuários desligados;

• Revise periodicamente os usuários ativos e inativos.

Quando acionar o suporte

Entre em contato com o suporte se:

• Não for possível criar ou editar um usuário;

• O convite por e-mail não chegar;

• O colaborador não conseguir acessar o K-Flow;

• Não for possível alterar o status da conta;

• As filas ou conexões não forem apresentadas corretamente;

• O perfil não possuir as permissões esperadas;

• Houver dúvida antes de excluir um usuário;

• O sistema apresentar algum erro técnico.

Informações necessárias

Ao entrar em contato, informe:

• Nome da empresa;

• Nome e e-mail do usuário;

• Perfil atribuído;

• Status da conta;

• Filas e conexões que deveriam estar disponíveis;

• Ação que estava sendo realizada;

• Comportamento esperado e apresentado;

• Print ou mensagem de erro.

Canais de atendimento

WhatsApp: (65) 9 9202-6267 / (11) 9 1923-1221
E-mail: meajuda@kasterwb.com.br
Horário de atendimento: segunda a sexta-feira, das 8h às 12h e das 14h às 18h; sábado, das 8h às 12h.

Dica final

Revise periodicamente os usuários, perfis, filas e conexões vinculadas. Em caso de desligamento, desative a conta em vez de excluí-la, preservando o histórico de atendimentos da empresa.