Como criar e acompanhar campanhas no K-Flow

Como criar e acompanhar Campanhas

A tela de Campanhas permite programar o envio de mensagens para vários contatos. O público pode ser selecionado por uma Lista de contatos ou por uma Etiqueta vinculada aos contatos.

Também é possível configurar variações da mensagem, intervalo entre os envios, abertura automática de tickets e acompanhar os resultados pelo relatório.

Para quem é indicado

Este artigo é indicado para:

• Administradores;

• Gestores comerciais;

• Equipes de marketing;

• Equipes de atendimento;

• Responsáveis pela organização dos contatos;

• Responsáveis pela implantação do K-Flow.

Antes de começar

Verifique se:

• Você está conectado à empresa correta;

• Possui permissão para acessar Campanhas;

• A conexão utilizada está ativa e autorizada para campanhas;

• Os contatos possuem números válidos;

• O público está organizado em uma lista ou por uma etiqueta;

• A mensagem e suas variações estão prontas;

• A data e o horário do disparo foram definidos;

• Os contatos estão autorizados a receber a comunicação.

Organize o público antes de criar a campanha

Para criar uma campanha, é necessário utilizar uma das seguintes formas de seleção:

• Lista de contatos: selecione uma lista previamente criada e com os contatos vinculados;

• Etiqueta: selecione uma etiqueta que já esteja aplicada aos contatos desejados.

O K-Flow utiliza uma forma de público por campanha. Portanto, selecione Lista de contatos ou Etiqueta, conforme a organização da base.

Opção 1: Utilizar uma lista de contatos

Antes de criar a campanha:

1. Acesse Cadastros → Listas de contatos;

2. Crie ou localize a lista desejada;

3. Adicione os contatos;

4. Salve as alterações;

5. Confira a quantidade e os números vinculados.

Opção 2: Utilizar uma etiqueta

Antes de criar a campanha:

1. Confira se a etiqueta está cadastrada;

2. Acesse os contatos que participarão da ação;

3. Vincule a etiqueta a cada contato;

4. Salve as alterações;

5. Confirme se somente o público desejado possui a classificação.

⚠️ Criar apenas a lista ou a etiqueta não é suficiente. É necessário que os contatos estejam efetivamente vinculados ao público selecionado.

Como acessar a tela de Campanhas

No menu lateral do K-Flow, acesse:

Vendas & Marketing → Campanhas

Nessa tela, são apresentados os disparos cadastrados e seus respectivos status.

Informações apresentadas na listagem

A tela apresenta:

• Nome: identificação da campanha e conexão utilizada;

• Status: situação atual do disparo;

• Abrir ticket: informa se a abertura automática está habilitada;

• Agendada em: data e horário programados;

• Finalizado em: data e horário em que o processamento terminou;

• Contatos (env./total): quantidade enviada em relação ao público total;

• Ações: opções para visualizar, consultar o relatório, editar ou excluir.

Entenda os status da campanha

O status indica a etapa atual do processamento:

• Aguardando: a campanha está programada e aguarda a data e o horário definidos;

• Processando: o sistema está preparando o público e as informações da campanha;

• Enviando: o disparo foi iniciado e as mensagens estão sendo enviadas;

• Pausada: o envio foi interrompido temporariamente;

• Finalizada: o processamento da campanha foi concluído;

• Cancelada: a campanha foi cancelada e não continuará realizando novos envios.

📌 O cancelamento não desfaz as mensagens que já foram enviadas antes da interrupção. Consulte o Relatório para verificar quantos contatos foram processados.

Como pesquisar uma campanha

Para localizar um registro:

1. Clique no campo Pesquisar campanhas pelo nome...;

2. Digite o nome ou parte do nome;

3. Confira os resultados apresentados.

Como filtrar por status

Utilize o campo Todos os Status para selecionar a situação que deseja consultar.

Para retornar à listagem completa, selecione novamente Todos os Status.

Como criar uma campanha

Para criar um disparo:

1. Acesse Vendas & Marketing → Campanhas;

2. Clique em + Nova Campanha;

1. Informe o nome;

2. Selecione a conexão;

3. Escolha como o público será selecionado;

4. Selecione a lista ou a etiqueta;

5. Defina a data e o horário;

6. Configure o intervalo entre os envios;

7. Defina se deverão ser abertos tickets;

8. Cadastre as mensagens e suas variações;

9. Adicione anexos, quando necessário;

10. Revise todas as informações;

11. Clique em Criar Campanha.

Informe o nome da campanha

No campo Nome da Campanha, digite uma identificação clara.

Exemplos:

• Campanha Black Friday 2026;

• Pós-venda setembro;

• Divulgação Produto X;

• Clientes Premium;

• Lembrete de renovação.

O preenchimento desse campo é obrigatório.

Utilize nomes que permitam identificar a finalidade e, quando necessário, o período da ação.

Selecione a conexão

No campo Conexão, escolha o número que será utilizado para realizar os envios.

Esse campo é obrigatório.

Antes de continuar, confirme se:

• A conexão está ativa;

• O número foi autorizado para campanhas;

• A conexão não está sendo utilizada em outro disparo;

• O tipo de uso da conexão permite campanhas.

💡 Quando possível, utilize uma conexão exclusiva para campanhas, separada do número principal de atendimento.

Selecione o público

No campo Selecionar público por, escolha uma das opções:

• Lista de contatos;

• Etiqueta.

A opção selecionada determina quais contatos receberão as mensagens.

Público por Lista de contatos

Ao escolher Lista de contatos:

1. Selecione a lista;

2. Confira sua finalidade;

3. Revise os contatos vinculados;

4. Confirme a quantidade do público.

Público por Etiqueta

Ao escolher Etiqueta:

1. Selecione a etiqueta;

2. Confira seu significado;

3. Confirme quais contatos possuem essa etiqueta;

4. Revise a quantidade do público.

⚠️ Antes de concluir, verifique se não existem contatos vinculados por engano à lista ou à etiqueta.

Defina a data e o horário

No campo Agendada Em, informe quando o disparo deverá começar.

Selecione uma data e um horário futuros.

Evite programar campanhas em horários inadequados ou sem acompanhamento da equipe.

Configure o intervalo entre os envios

No campo Atraso (segundos), informe o intervalo entre uma mensagem e outra.

Exemplo:

60 segundos

Nesse caso, o sistema aguardará o intervalo configurado entre os processamentos dos contatos.

O intervalo ajuda a distribuir os envios ao longo do tempo.

⚠️ Evite utilizar intervalos muito curtos.

Defina se a campanha abrirá tickets

No campo Abrir ticket, escolha Sim ou Não.

Não abrir tickets

Selecione Não quando o objetivo for apenas realizar o envio da campanha.

Essa é a opção recomendada para campanhas informativas ou promocionais que não precisam gerar imediatamente um atendimento para cada contato.

Abrir tickets

Selecione Sim quando cada envio precisar gerar um atendimento para acompanhamento da equipe.

Quando essa opção estiver ativada, confira a fila de direcionamento apresentada pelo sistema.

⚠️ Abrir tickets para todos os contatos pode gerar um grande volume de atendimentos. Utilize essa opção apenas quando houver uma estratégia de acompanhamento e equipe disponível.

Cadastre as mensagens

Na seção Mensagens, escreva o conteúdo que será enviado.

Exemplo:

{{ms}}, {{name}}! Temos uma novidade para você. Posso enviar mais informações?

Antes de criar a campanha, revise:

• Clareza do conteúdo;

• Ortografia;

• Identificação da empresa;

• Objetivo da mensagem;

• Variáveis utilizadas;

• Informações de contato.

Utilize variáveis

As variáveis personalizam o conteúdo para cada contato.

Entre as opções utilizadas estão:

• {{ms}}: adiciona Bom dia, Boa tarde ou Boa noite;

• {{name}}: adiciona o nome ou apelido do contato.

Exemplo configurado

{{ms}}, {{name}}! Gostaríamos de apresentar uma novidade.

Exemplo recebido

Bom dia, Maria! Gostaríamos de apresentar uma novidade.

⚠️ Confira se os contatos possuem nomes adequados antes de utilizar {{name}}. Cadastros sem identificação ou com nomes incorretos podem gerar mensagens inadequadas.

Crie variações da mensagem

O sistema alterna aleatoriamente as variações cadastradas entre os contatos da campanha.

Sempre que possível, crie entre duas e três versões com o mesmo objetivo.

Variação 1

{{ms}}, {{name}}! Temos uma novidade para você. Posso enviar mais informações?

Variação 2

Olá, {{name}}! Preparamos uma novidade que pode ser interessante para você. Quer conhecer?

Variação 3

{{ms}}, {{name}}! Gostaríamos de apresentar uma nova solução. Podemos conversar?

As variações devem:

• Manter a mesma finalidade;

• Transmitir informações equivalentes;

• Utilizar linguagem clara;

• Não prometer condições diferentes;

• Estar revisadas antes do envio.

Adicione anexos

Quando a opção estiver disponível, adicione os arquivos que acompanharão a mensagem.

Podem ser utilizados:

• Imagens;

• Catálogos;

• Documentos;

• Materiais promocionais;

• Informativos.

Antes de anexar:

1. Abra o arquivo;

2. Confira o conteúdo;

3. Verifique se está atualizado;

4. Confirme se pode ser enviado aos contatos;

5. Revise o nome do arquivo.

Finalize a criação

Antes de clicar em Criar Campanha, confira:

1. O nome;

2. A conexão;

3. A forma de seleção do público;

4. A lista ou etiqueta;

5. A quantidade de contatos;

6. A data e o horário;

7. O intervalo;

8. A abertura automática de tickets;

9. As mensagens e variações;

10. As variáveis;

11. Os anexos.

Utilize Salvar e criar outro somente quando precisar preparar outra campanha após salvar a atual.

Faça uma campanha de teste

Antes de utilizar todo o público:

1. Crie uma lista ou etiqueta com poucos contatos internos autorizados;

2. Programe uma campanha de teste;

3. Utilize a mesma conexão e configurações planejadas;

4. Confira a personalização das variáveis;

5. Verifique a mensagem recebida;

6. Valide os anexos;

7. Consulte o relatório;

8. Somente depois prepare a campanha principal.

💡 O teste ajuda a identificar problemas de texto, variáveis, números e anexos antes do envio para toda a base.

Trabalhe com públicos menores

Para facilitar o acompanhamento, organize os disparos em grupos menores, com aproximadamente 40 a 50 contatos por lista ou campanha.

Esse número é uma recomendação operacional, não um limite técnico apresentado pelo sistema.

Públicos menores facilitam:

• A conferência dos contatos;

• O acompanhamento do relatório;

• A identificação de falhas;

• O controle do volume;

• A interrupção de uma ação incorreta;

• O acompanhamento das respostas.

Evite iniciar várias campanhas simultaneamente na mesma conexão.

Como visualizar uma campanha

Para consultar as configurações:

1. Localize a campanha;

2. Clique em Visualizar;

3. Confira as regras de disparo;

4. Revise a segmentação;

5. Feche a janela após a conferência.

Informações apresentadas na visualização

Regras de disparo

• Data e horário do agendamento;

• Intervalo entre os envios;

• Abertura automática de tickets;

• Data de finalização, quando houver.

Segmentação

• Conexão utilizada;

• Lista selecionada, quando aplicável;

• Etiqueta selecionada, quando aplicável;

• Quantidade de contatos.

📌 A campanha deve utilizar o público correspondente à opção selecionada durante sua criação: lista ou etiqueta.

Como editar uma campanha

Para editar:

1. Localize a campanha;

2. Clique no menu de três pontos;

3. Selecione Editar;

4. Faça as alterações;

5. Salve;

6. Confira os dados atualizados.

Antes de editar uma campanha que já está próxima do horário programado, confirme se a alteração ainda pode ser realizada com segurança.

Como excluir uma campanha

Para excluir:

1. Localize a campanha;

2. Clique no menu de três pontos;

3. Selecione Excluir;

4. Confirme a ação, caso seja solicitado;

5. Verifique se o registro foi removido.

⚠️ Antes de excluir, confira o status da campanha e confirme se o disparo não está em processamento.

Como acessar o relatório

Na coluna Ações, clique em Relatório.

O Relatório de Disparo apresenta as configurações e os resultados da campanha.

Entenda as métricas do relatório

Total de Contatos

Apresenta a quantidade total de contatos selecionados para a campanha.

Disparados

Apresenta a quantidade de mensagens processadas para envio.

Entregues

Apresenta a quantidade de mensagens entregues aos contatos.

Lidas pelos Clientes

Apresenta a quantidade de mensagens identificadas como lidas.

Os percentuais são calculados com base no público considerado pelo relatório.

Confira o setup da campanha

A seção Setup da Campanha pode apresentar:

• Conexão utilizada;

• Lista ou público selecionado;

• Fila de direcionamento;

• Intervalo entre os envios;

• Configuração de abertura de ticket;

• Data de agendamento;

• Data de final