Como criar e gerenciar Empresas no K-Flow

Como criar e gerenciar Empresas

A área de Empresas permite cadastrar e organizar as organizações atendidas ou prospectadas, reunindo informações como nome fantasia, razão social, CNPJ, segmento, quantidade de funcionários e código interno.

Para quem é indicado

Este artigo é indicado para:

• Administradores;

• Gestores;

• Equipes comerciais;

• Responsáveis pelos cadastros;

• Responsáveis pela implantação do K-Flow.

Antes de começar

Verifique se:

• Você está conectado ao ambiente correto;

• Possui permissão para acessar a área de Empresas;

• Tem as informações da organização que será cadastrada;

• O segmento necessário já está cadastrado, quando aplicável;

• A empresa ainda não existe na base.

Como acessar a área de Empresas

No menu lateral do K-Flow, acesse:

Cadastros → Empresas

Nessa tela, são apresentadas as empresas e organizações já cadastradas.

Informações apresentadas na listagem

A listagem apresenta as principais informações de cada empresa:

• Empresa: nome utilizado para identificar a organização;

• CNPJ/Cód. Sistema: CNPJ ou código interno cadastrado;

• Segmento: área de atuação vinculada;

• Funcionários: quantidade de colaboradores informada;

• Data de cadastro: data em que a empresa foi criada;

• Ações: opções para editar ou excluir o registro.

Quando o CNPJ não estiver preenchido, poderá aparecer CNPJ não informado. Nos campos sem informação, o sistema poderá exibir -.

Como pesquisar uma empresa

Antes de criar um novo cadastro, utilize a pesquisa para verificar se a empresa já existe.

1. Clique no campo Pesquisar empresa por nome, CNPJ ou código...;

2. Digite o nome, CNPJ ou código interno;

3. Confira os resultados apresentados.

💡 A pesquisa prévia ajuda a evitar cadastros duplicados.

Como criar uma empresa

Para cadastrar uma nova empresa:

1. Acesse Cadastros → Empresas;

2. Clique em + Criar;

1. Na janela Criar Empresa, preencha os dados;

2. Revise as informações;

3. Clique em Criar Empresa;

4. Verifique se o registro aparece na listagem.

Preencha os dados da empresa

Nome Fantasia

Informe o nome pelo qual a empresa é conhecida comercialmente.

Exemplos:

• Clínica Saúde Mais;

• Construtora Alfa;

• Loja Exemplo.

O preenchimento desse campo é obrigatório.

Razão Social

Informe o nome empresarial registrado oficialmente, quando disponível.

Exemplo:

Empresa Exemplo Comércio de Produtos Ltda.

Esse campo ajuda a manter o cadastro alinhado aos dados oficiais da organização.

CNPJ

Informe o número de identificação fiscal da empresa.

Exemplo:

00.000.000/0001-00

Confira cuidadosamente os números antes de salvar.

Código no Sistema

Utilize esse campo para registrar o código interno da empresa ou sua identificação em outro sistema.

Exemplo:

ORG-001

Mantenha um padrão de códigos para evitar identificações duplicadas.

Segmento

Selecione a área de atuação da empresa.

Exemplos:

• Automotivo;

• Construção Civil;

• Indústria;

• Saúde;

• Serviços;

• Tecnologia;

• Varejo.

Essa associação ajuda a organizar a base comercial por mercado.

Adicionar ou editar segmentos

Ao lado do campo Segmento, podem estar disponíveis opções para cadastrar ou ajustar as classificações.

Antes de criar um novo segmento:

1. Pesquise as opções existentes;

2. Verifique se já existe uma classificação equivalente;

3. Evite criar segmentos duplicados ou muito semelhantes.

Número de funcionários

No campo Nº de Funcionários, informe a quantidade aproximada de colaboradores da empresa.

Exemplo:

50

Essa informação pode auxiliar na qualificação e análise da base comercial.

Finalize o cadastro

Antes de salvar:

1. Confira o nome fantasia;

2. Revise a razão social;

3. Confira o CNPJ;

4. Verifique o código interno;

5. Confirme o segmento;

6. Confira a quantidade de funcionários;

7. Clique em Criar Empresa.

Após concluir, localize a empresa na listagem para confirmar o cadastro.

Como editar uma empresa

Para atualizar um cadastro:

1. Localize a empresa na listagem;

2. Clique em Editar;

3. Altere as informações necessárias;

4. Salve as alterações;

5. Confira se os novos dados aparecem na listagem.

💡 Revise os dados periodicamente para manter a base comercial atualizada.

Como excluir uma empresa

Para excluir um cadastro:

1. Localize a empresa;

2. Clique em Excluir;

3. Confirme a ação, caso seja solicitado;

4. Verifique se o registro foi removido.

⚠️ Antes de excluir, verifique se existem contatos, negociações ou outros registros vinculados à empresa. A exclusão pode afetar o histórico e a organização da base comercial.

Em caso de dúvida sobre o impacto da exclusão, entre em contato com o suporte.

Erros comuns

Empresa cadastrada mais de uma vez

Pesquise pelo nome, CNPJ e código antes de criar um novo registro.

Nome Fantasia não informado

O campo Nome Fantasia é obrigatório e deve ser preenchido antes de salvar.

CNPJ incorreto

Confira se todos os números foram digitados corretamente.

Segmento incorreto

Verifique se a classificação escolhida corresponde à atividade da empresa.

Segmentos duplicados

Antes de criar um segmento pela tela da empresa, confira se já existe uma opção equivalente.

Código interno repetido

Quando utilizar o campo Código no Sistema, mantenha um padrão e evite códigos duplicados.

Alteração não foi salva

Após editar, confirme a ação e verifique se os novos dados aparecem na listagem.

Exclusão de empresa com vínculos

Antes de excluir, verifique se existem contatos, negociações ou outros registros associados.

Boas práticas

• Pesquise antes de cadastrar uma empresa;

• Utilize o nome fantasia de maneira padronizada;

• Preencha o CNPJ sempre que estiver disponível;

• Utilize códigos internos únicos;

• Selecione o segmento correto;

• Evite criar segmentos duplicados;

• Preencha a quantidade de funcionários quando ela for relevante;

• Relacione corretamente os contatos à empresa;

• Revise periodicamente os dados comerciais;

• Verifique os vínculos antes de excluir um cadastro.

Quando acionar o suporte

Entre em contato com o suporte se:

• Não for possível criar uma empresa;

• O cadastro não aparecer na listagem;

• Não for possível editar ou excluir;

• Uma alteração não permanecer salva;

• O segmento não puder ser vinculado;

• Houver dúvida sobre o impacto da exclusão;

• O sistema apresentar erro técnico.

Informações necessárias

Ao entrar em contato, informe:

• Nome do ambiente no K-Flow;

• Nome da empresa cadastrada;

• CNPJ, quando houver;

• Código no sistema, quando utilizado;

• Tela onde ocorreu o problema;

• Ação que estava sendo realizada;

• Comportamento esperado;

• Comportamento apresentado;

• Print ou mensagem de erro.

Dica final

Mantenha os cadastros completos e padronizados. Uma base de empresas organizada facilita o relacionamento com os contatos, o acompanhamento das negociações e a análise comercial no K-Flow.